Обязательной процедурой при смене материально ответственного лица (в том числе при его увольнении) является проведение инвентаризации, предусмотренное п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета, утв. приказом Минфина от 28.12.2001 N 119н. При её проведении, согласно п. 2.8 Методических указаний по инвентаризации имущества, утв. приказом Минфина от 13.06.1995 N 49, обязательно присутствует сам материально ответственный работник, за исключением случая, когда он не может явиться по причине болезни, которая должна быть подтверждена документально (справкой из медицинского учреждения). В такой ситуации работник должен подписать документ, подтверждающий его согласие на проведение проверки и передачи без него.

Инвентаризация проводится не позднее последнего рабочего дня сотрудника, в этот же день товарно-материальные ценности передаются по акту приёма-передачи материальных ценностей новому материально ответственному лицу. Если оно ещё не назначено, товарно-материальные ценности передаются тому работнику, который будет исполнять обязанности увольняющегося сотрудника. Последним рабочим днём считается тот, когда производится окончательный расчёт (доход за фактически выработанное время, компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие) и должна быть выдана трудовая книжка. Сам акт приёма-передачи ценностей должен содержать перечень товаров, которые передаются в чужое ведение, полное наименование организации, также кем и кому передаются ценности. Подписывается акт следующими лицами:

- увольняемым;

- принимающим;

- директором;

- начальником отдела;

- главным бухгалтером.

Порой окончание ревизии до последнего рабочего дня материально ответственного лица оказывается невозможным по ряду причин.

Если сотрудник настаивает на увольнении до окончания инвентаризации и не желает присутствовать на ней после увольнения, то его увольнение проходит в соответствии с общими требованиями трудового законодательства, а инвентаризация проводится без уволившегося. Важно помнить, что работодатель не обладает правом задержать расчёт или отказать в выдаче трудовой книжки. В случае, если недостача выявлена после увольнения сотрудника, работодатель имеет возможность обратиться в суд для возмещения ущерба, но при этом ему нужно будет доказывать наличие причинно-следственной связи между поведением работника и наступившим ущербом.